Safeguarding

  1. Scheda di Segnalazione
  2. Mail di segnalazione : safeguarding@movimenticreativi.it
  3. PROCEDURA DI SEGNALAZIONE
    Ai sensi dell’art. 16 D.Lgs. n. 39 del 28 febbraio 2021 della delibera del CONI n. 255 del 25 luglio 2023 e delle Linee Guida FIR del 31 agosto 2023 ss.mm.ii.

 PREMESSA
Movimenti Creativi asd, consapevole dell’importanza dell’attivazione
di canali di segnalazione al fine di tutelare la salute e il benessere psico-fisico dei propri tesserati, nonché
di garantire il rispetto dei principi di lealtà, probità, correttezza nell’esercizio delle attività sportive, adotta
la presente procedura, in conformità alle Linee Guida FIR in materia di Safeguarding, traendo ispirazione
dalla normativa in materia di Whistleblowing ex D.Lgs. n. 24/2023 e con lo scopo ultimo di garantire il
massimo grado di riservatezza.
Si ricorda sin da ora che gli abusi, le violenze e le discriminazioni nei confronti dei tesserati possono
risultare illeciti sanzionabili dal punto di vista penale. Per tale motivo, la Società sottolinea che l’attuazione
delle politiche di Safeguarding adottate non sostituiscono la giustizia ordinaria, alla quale, in ogni caso, i
tesserati possono rivolgersi immediatamente.

QUALI COMPORTAMENTI DEVONO ESSERE SEGNALATI
Tutti coloro che abbiano assistito a una violazione dei principi contenuti nel Codice di Condotta o una
violazione delle regole indicate nel Modello Safeguarding, ovvero che siano venuti a conoscenza di
comportamenti di abusi, violenza e discriminazione, sono tenuti – senza alcun indugio – ad effettuare una
segnalazione.
Si precisa sin da ora che il segnalante deve avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle
violazioni segnalate siano vere, ovvero sono escluse le segnalazioni aventi ad oggetto notizie palesemente
prive di fondamento o acquisite sulla base di indiscrezioni o vociferazione scarsamente attendibili, oppure
pretestuose, diffamatorie, calunniose o volte esclusivamente a danneggiare il segnalato.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA
Per consentire la trasmissione di segnalazioni in forma scritta ed orale, la Società ha attivato i seguenti
canali:
– posta elettronica ordinaria all’indirizzo: safeguarding@movimenticreativi.it

Al fine di consentire e garantire un’approfondita indagine, si prega di utilizzare e allegare la scheda di
segnalazione Safeguarding presente nel sito di Movimenti Creativi asd.
o incontro diretto.
Tutela della riservatezza
La Società garantisce che i canali di cui sopra assicurano la riservatezza dell’identità della persona
segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del
contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, nel seguente modo:
a) posta elettronica ordinaria: hanno accesso al suddetto account mail esclusivamente i membri
del Dipartimento Safeguarding societario.
b) incontro diretto: può essere richiesto con qualsiasi modalità e viene fissato dai componenti del
Dipartimento Safeguarding con modalità tali da mantenere la riservatezza. L’incontro diretto è
tenuto esclusivamente da almeno uno dei Responsabili.

Le segnalazioni anonime
Nel caso di ricezione di segnalazioni anonime, si specifica che le stesse, solo qualora risultino puntuali,
circostanziate e supportate da idonea documentazione, saranno considerate e trattate con le medesime procedure interne previste per le segnalazioni in tema Safeguarding.

CHI GESTISCE IL CANALE DI SEGNALAZIONE
La gestione del canale di segnalazione è affidata al Safeguarding,
Il  Safeguarding gestisce le segnalazioni in piena autonomia, al fine di assicurare che le
segnalazioni vengano trattate in maniera adeguata e conforme alle disposizioni del Decreto, con
imparzialità (mancanza di condizionamenti e di pregiudizi nei confronti delle parti coinvolte nelle
segnalazioni) e indipendenza (libero da influenze o interferenze da parte del management).
Gestione Conflitto di interessi
Qualora un membro del Dipartimento Safeguarding versi in conflitto di interessi, in quanto soggetto
segnalante, segnalato o persona coinvolta dalla segnalazione, si asterrà da ogni ulteriore attività in
merito alla segnalazione e le attività di seguito indicate al punto 6. verranno svolte dagli esclusivamente
dall’altro componente. Tale disposizione si applica anche in caso il conflitto emerga durante il trattamento
della segnalazione, con effetto da tale momento.

CARATTERISTICHE DELLA SEGNALAZIONE
Al fine di consentire un’adeguata attività di verifica, è necessario che la segnalazione sia il più possibile
circostanziata. In particolare, si richiede, per quanto possibile, che vengano indicati:
o i propri dati identificativi e un recapito ove ricontattare il segnalante per eventuali richieste di
integrazioni e chiarimenti;
o le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
o una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
o le generalità del soggetto o dei soggetti a cui attribuire i fatti segnalati;
o prove documentali ed eventuali soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

TRATTAMENTO DELLA SEGNALAZIONE
1. Il Dipartimento Safeguarding, al momento della ricezione della segnalazione provvede a redigere la
scheda di segnalazione Safeguarding (se il segnalante non vi ha già provveduto).
2. Il Dipartimento Safeguarding procede ad una verifica preliminare della segnalazione.
3. il Dipartimento Safeguarding può acquisisce ulteriori elementi informativi necessari alle valutazioni
attraverso interlocuzioni con il segnalante.
4. Il Dipartimento Safeguarding avvisa immediatamente il Responsabile Safeguarding federale;
5. Fermo restando il vincolo di riservatezza, il Dipartimento Safeguarding può coinvolgere strutture
societarie interne, al fine di raccogliere ulteriori informazioni.
Completata la fase istruttoria, il Dipartimento Safeguarding, in collaborazione con il Responsabile
Safeguarding federale (se ritenuto necessario), può:
6. Archiviare la segnalazione perché infondata;
7. Dichiarare fondata la segnalazione e rivolgersi agli organi/funzioni interne competenti per i relativi
seguiti ai fini dell’attivazione di azioni preventive, correttive o disciplinari.
La società garantisce che durante l’istruttoria succitata:
• vengono adottate le necessarie misure per impedire l’identificazione del segnalante e delle persone
coinvolte; solo laddove risulti indispensabile fornire tale elemento a chi deve dare seguito
all’istruttoria, costoro saranno espressamente autorizzate ai sensi della normativa privacy e saranno
comunque tenute agli obblighi di riservatezza;
• le verifiche vengono condotte da persone dotate della necessaria preparazione e le attività vengono
tracciate e archiviate correttamente;
• tutti i soggetti coinvolti nella valutazione mantengono la riservatezza delle informazioni ricevute,
salvo diversa previsione di legge; le verifiche si svolgono garantendo l’adozione di misure opportune per la raccolta, l’utilizzo, la
divulgazione e la conservazione di informazioni personali e assicurando che le esigenze
dell’indagine siano bilanciate con quelle della tutela della privacy;

IL DIVIETO DI RITORSIONI
Nei confronti dei soggetti è fatto divieto di porre in essere alcun atto ritorsivo, inteso quale: “qualsiasi
comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, e che provoca
o può provocare alla persona segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto”.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono essere considerati atti ritorsivi: il licenziamento, la
sospensione, la retrocessione di grado, la mancata promozione, il mutamento di funzioni, la coercizione,
l’intimidazione, le molestie, l’ostracismo, la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un
contratto di lavoro a tempo indeterminato.
Gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli e chiunque adotti atti ritorsivi o
discriminatori nei confronti del segnalante è soggetto a sanzioni disciplinari adottate nell’ambito del
Modello Safeguarding e nel rispetto delle norme applicabili.

CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
A cura del Dipartimento Safeguarding viene tenuto un registro delle segnalazioni mediante archiviazione
delle schede di segnalazione Safeguarding su foglio Excel ovvero registro cartaceo.
Tale documentazione è conservata a cura del Dipartimento Safeguarding con modalità che garantiscano la
riservatezza dei dati ivi contenuti.

INFORMATIVA AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) NR. 2016/679
relativa al trattamento dei dati personali nell’ambito delle segnalazioni di abusi, violenze e discriminazioni, ai
sensi del D.lgs. n. 39/2021
Ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento Europeo 2016/679 (“GDPR”), si informa che movimenti creativi asd, tratta i dati personali (“Dati”) dei soggetti che segnalano presunti abusi, violenze e discriminazioni di cui sono
venuti a conoscenza nel contesto sportivo, ovvero di tutte quelle condotte illecite elencate nel Modello Organizzativo
e di Controllo dell’attività sportiva e Codice di Condotta, adottati dalla Società. (di seguito, solo “Interessati”).
Pertanto, nel rispetto del principio di trasparenza si forniscono agli Interessati le seguenti informazioni.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO: IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO. Il Titolare del trattamento dei Dati è
movimenti creativi asd, con sede in Rovigo in via Luigi Einauidi 31 (di
seguito “Società” o “Titolare”). Per ogni informazione, dubbio o chiarimento in merito al trattamento dei Dati è
possibile contattare il Titolare inviando una comunicazione a mezzo Raccomandata A/R alla sede legale della Società
o a mezzo e-mail all’indirizzo: info@movimenticreativi.it (vedi infra anche “DIRITTI DELL’INTERESSATO”).
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI. Il Dati sono trattati al solo fine di gestire e dare seguito alle
segnalazioni pervenute alla Società ai sensi della recente Riforma dello Sport, in particolare secondo quanto disposto
dall’art. 16 del D.Lgs. n. 39/2021, dalle Linee Guida FIR e la Safeguarding Policy federale, riguardante la protezione dei
tesserati che segnalano eventuali condotte di cui siano venuti a conoscenza nel contesto sportivo. Per “gestione delle
segnalazioni” si intende sia la gestione del canale/dei canali attivati dalla Società, sia la gestione delle segnalazioni
pervenute (ad es. allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte alla verifica della fondatezza del fatto
oggetto di segnalazione e all’adozione dei conseguenti provvedimenti), in conformità alla procedura adottata dalla
Società per la gestione delle segnalazioni.
CATEGORIE DI DATI TRATTATI. Per la realizzazione della suestesa finalità, il Titolare tratta i Dati di natura
personale, anche di persone minorenni, contenuti nella segnalazione e quelli raccolti nel corso della sua gestione. Nello
specifico, a seconda dei casi, il Titolare tratta:
▪ Dati personali di natura comune (art. 6 GDPR) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, dati identificativi
(es. nome e cognome), dati relativi all’ubicazione (es. indirizzo di residenza), dati di contatto (es. numero di
telefono, e-mail), mansione/ruolo, etc.;
▪ Dati personali appartenenti a particolari categorie (art. 9 GDPR) quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo,
dati che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, dati relativi alla salute o
alla vita sessuale o all’orientamento sessuale dell’interessato, etc.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO. Il trattamento dei Dati è effettuato:
▪ per i dati personali di natura comune, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, per adempiere un obbligo a cui è
soggetta la Società (art. 16, D.Lgs. n. 39/2021);
▪ per i dati personali appartenenti a particolari categorie, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) GDPR, per adempiere un
obbligo a cui è soggetta la Società (art. 16, D.Lgs. n. 39/2021);
MODALITA’ DEL TRATTAMENTO. Il trattamento dei Dati è effettuato con modalità cartacee e/o strumenti
informatici (es. segnalazione a mezzo e-mail), nel rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali,
nonché con l’osservanza di ogni misura cautelativa che ne garantisca la relativa integrità, riservatezza e disponibilità. Si
informa in particolare che la Società adotta alti standard di sicurezza al fine di garantire la riservatezza dell’identità
del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione nonché del contenuto
e della relativa documentazione. I trattamenti di cui alla presente Informativa non sono oggetto di processi decisionali
automatizzati.
FONTE DEI DATI PERSONALI. NATURA DEL CONFERIMENTO E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO. I Dati,
inclusi quelli di soggetti diversi dal segnalante, sono contenuti nella segnalazione e/o raccolti successivamente nel
corso della gestione della segnalazione. Il conferimento dei dati personali è necessario per l’effettuazione e gestione di
una segnalazione. Eventuali segnalazioni anonime verranno trattate, solo ove si presentino adeguatamente
circostanziate, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.
CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI. I Dati non sono diffusi. Il Responsabile contro gli abusi,
violenze e discriminazioni, incaricato di gestire la segnalazione, è stato appositamente autorizzato al trattamento dei
Dati ai sensi dell’art. 29 GDPR, ricevendo specifiche istruzioni operative dal Titolare. Si informa che, nel caso in cui la
segnalazione venga trasmessa alle Autorità competenti, i Dati possono essere conosciuti e trattati da queste ultime in
qualità di autonomi Titolari del trattamento. I Dati possono, altresì, essere comunicati e/o conosciuti da fornitori di
servizi del Titolare che li trattano, a seconda dei casi, in qualità di autonomi Titolari del trattamento (es. legali) o di
Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR e dal Safeguarding Officer federale.
TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI. I Dati non
sono trasferiti verso paesi non appartenenti all’Unione Europea/Spazio SEE, né verso Organizzazioni Internazionali.

Qualora tale trasferimento si rendesse necessario per realizzare le finalità di cui alla presente informativa il Titolare
garantisce che il medesimo avverrà nel pieno rispetto delle condizioni di cui al Capo V del GDPR (artt. 44 e ss.), al fine
di assicurare che il livello di protezione delle persone fisiche garantito dal GDPR non sia pregiudicato. Il trasferimento
avverrà dunque verso Paesi che la Commissione Europea ha ritenuto garantiscano un livello di protezione adeguato, in
conformità a quanto stabilito dall’art. 44 GDPR oppure nel rispetto di specifiche clausole contrattuali standard
approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’art. 46 GDPR, a condizione che il destinatario dei dati fornisca
garanzie adeguate e che gli interessati dispongano di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi. Eventuali deroghe a
quanto sopra avverranno solo nel rispetto dell’art. 49 GDPR.
PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI. Le segnalazioni e la relativa documentazione sono
conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere
dalla data di comunicazione della segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza. Si informa che, decorsi i
termini di cui sopra, i Dati saranno oggetto di cancellazione o anonimizzazione irreversibile. Un periodo più lungo di
conservazione dei Dati potrà essere determinato da legittime richieste formulate dalle Autorità oppure dalla
partecipazione del Titolare a procedure giudiziarie che implichino il trattamento dei Dati.
DIRITTI DELL’INTERESSATO. RECLAMO ALL’AUTORITA’ DI CONTROLLO. Contattando il Titolare con le
modalità indicate nella sezione “TITOLARE DEL TRATTAMENTO: IDENTITA’ E DATI DI CONTATTO” della presente
informativa, l’Interessato ha diritto di esercitare i diritti che gli sono riconosciuti dal GDPR, ossia di richiedere: a)
l’accesso ai Dati che lo riguardano; b) la rettifica dei Dati; c) la cancellazione dei Dati, nei limiti previsti dal GDPR; d)
la limitazione del trattamento dei Dati, qualora ricorrano le condizioni di cui all’art. 18 GDPR;e) la portabilità dei Dati
in un formato strutturato, nei casi di cui all’art. 20 GDPR; f) l’opposizione al trattamento dei Dati, ai sensi dell’art. 21
GDPR. Qualora l’Interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il GDPR, egli ha altresì il diritto di proporre
reclamo all’Autorità di controllo. Si informa che, in Italia, tale Autorità è rappresentata dal Garante per la Protezione
dei dati personali, con sede a Roma. L’Interessato non residente in Italia potrà proporre reclamo innanzi all’Autorità
di Controllo designata nel proprio paese di residenza.
Al fine di garantire la riservatezza dell’Interessato che effettui la richiesta di esercizio dei diritti, le richieste dovranno
pervenire con l’indicazione “RICHIESTA ESERCIZIO DIRITTI PRIVACY” (nell’oggetto della mail o sulla busta della
Raccomandata A/R).